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Politique de Protection des données personnelles

 

 
1 – Préambule
La société UCAR et ses filiales (ci-après dénommé le Groupe UCAR), dont le siège social est au 10 rue Louis Pasteur 92100 Boulogne, procèdent au traitement de données personnelles (telles que définies ci-après) dans le cadre de leur activité, ce qui inclut y compris les données personnelles des personnes utilisant les sites internet ou applications du Groupe UCAR tels que notamment ucar.fr, Ucar Rent Smarter (application mobile).

La présente « Politique de Protection des Données Personnelles » a pour objet d’informer toutes les personnes physiques concernées (ci-après utilisateurs) ;
 
  • De la manière dont le Groupe UCAR collecte et utilise les données personnelles
  • Des moyens à disposition pour contrôler cette utilisation,
  • De définir les engagements pris par le Groupe UCAR concernant le respect des principes du règlement européen n° 2016/679, dit Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) à caractère personnel.
La présente politique ne s’applique pas aux sites internet de tiers éventuellement mentionnés sur les sites internet du Groupe UCAR.
2 – Définition et champs d’application
1. DéfinitionOn entend par « données personnelles », toute information identifiant directement ou indirectement une personne physique (ex. nom, immatriculation, numéro de téléphone, photographie, date de naissance, …) et par « données sensibles », toute information concernant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, la santé ou la vie sexuelle.

On entend par « traitement », toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel.

On entend par « responsable du traitement », la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement, détermine les finalités et les moyens du traitement; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l'Union ou le droit d'un État membre.

On entend par « sous-traitant », la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un tout autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement;

2. Champs d’application La présente politique énonce les principes et lignes directrices pour la protection des données personnelles, ce qui inclut les données personnelles collectées sur les sites internet du Groupe UCAR.

A l’occasion de son activité, le Groupe UCAR collecte des données personnelles, en ligne lors de l’utilisation d’un site internet du Groupe (y compris par e-mail) ou par papier. La présente politique s’applique quel que soit le mode de collecte ou de traitement. Ces données personnelles communiquées par les utilisateurs sont soumises aux dispositions de la présente politique et aux conditions générales d’utilisation applicables (mentions legales et CGL).
3 – Données collectées
1. GénéralitésPour accéder à certaines fonctionnalités des sites / applications et aux besoins d’activité, les utilisateurs doivent communiquer au Groupe UCAR certaines données personnelles. Les données personnelles collectées peuvent inclure notamment et de façon non limitative :
 
  • Nom et prénom ;
  • Date de naissance ;
  • Adresse postale ;
  • Adresse mail ;
  • Numéro(s) de téléphone ;
  • Ville, pays
  • Fonction et société ;
  • Permis de conduire ;
  • Informations relatives à la formation, à l’activité professionnelle et à l’emploi ;
  • Données relatives aux interactions et au traitement des emails et communications qui vous sont adressés.
Les données personnelles collectées doivent se limiter cependant aux données strictement nécessaires aux finalités exposées à l’article 4 ci-après.

Les utilisateurs sont libres de fournir ou non tout ou partie de leurs données personnelles. Aucune donnée personnelle n’est collectée sans qu’ils n’aient volontairement décidé de la donner. Toutefois, si les utilisateurs choisissent de ne pas les fournir, une telle décision pourrait empêcher la réalisation des objectifs décrits à l’article 4 ci-après et certains services et certaines fonctionnalités des sites internet pourraient ne pas fonctionner.

 

2. Données des enfants Le Groupe UCAR n’a pas vocation à accueillir un public d’enfants (l’âge de référence de l’enfant varie selon les pays, en France par exemple, il est fixé à 15 ans) donc à collecter leurs données personnelles. Cependant, dans le cas contraire, le Groupe UCAR s’engage à obtenir le consentement de l’autorité parentale pour le traitement qui en est fait, à les protéger et les considérer comme des données sensibles.
4 – Méthode de collecte et finalité
Comme indiqué ci-dessus, les utilisateurs fournissent leurs données personnelles de manière volontaire. En cas de collecte en ligne, la présente politique de protection des données personnelles figurera sur les sites internet du Groupe UCAR.

En cas de collecte papier, les utilisateurs seront informés par tous moyens de l’existence de la présente politique de protection des données personnelles.

Le Groupe UCAR collecte et utilise les données personnelles des utilisateurs pour les besoins de son activité et notamment pour :
 
  • La gestion des recrutements et carrière des personnels permanents ;
  • La gestion des formations ;
  • La gestion de la paye et post-paye des personnels permanents et personnels intérimaires ;
  • La gestion des franchisés ;
  • La gestion de la relation client et des fournisseurs ;
  • La réalisation d’actions marketing ou de communication ;
  • La gestion de la sécurité des biens et des personnes ;
  • La gestion des outils de communication (téléphonie fixe, mobile, e-mail) et des systèmes d’information
Les traitements des données personnelles effectués par le Groupe UCAR concernant ses salariés sont nécessaires à la réalisation de ses obligations dans le domaine de l'emploi. Pour les données personnelles dites « sensibles » telles que des informations sur la santé ou l'origine ethnique, la collecte repose sur le consentement, à moins que la loi ne la permette ou ne l’impose à des « fins spécifiques ».

Les utilisateurs doivent savoir que le Groupe UCAR peut traiter des données personnelles à d'autres fins telles que des intérêts légitimes visant à prévenir le crime, la sécurité des salariés, garantir le service à la clientèle ou protéger les biens du Groupe UCAR.
5 – Cookies
Les cookies sont des fichiers textes stockés et utilisés pour enregistrer des informations personnelles et non personnelles concernant votre navigation sur les sites internet du Groupe UCAR. Le Groupe est susceptible d’utiliser des « cookies » ou d’autres technologies qui peuvent collecter ou stocker des données personnelles afin d’améliorer les services qui sont fournis aux utilisateurs.

Les utilisateurs seront avertis la première fois qu’ils reçoivent un cookie et pourront ainsi décider de l’accepter ou de le refuser. En continuant d’utiliser les sites internet en connaissance des informations détaillées ci-dessus, les utilisateurs acceptent expressément l’utilisation par le Groupe UCAR de tels cookies.

Les utilisateurs peuvent également programmer leur navigateur de manière à refuser systématiquement les cookies. Toutefois, si tel était cas, certaines fonctionnalités et caractéristiques des sites internet pourraient ne pas fonctionner correctement et vous pourriez ne pas être en mesure de pouvoir accéder à certains services.
6 – Conditions de traitements et de stockage des données personnelles
Le « traitement » des données personnelles inclut notamment l’utilisation, la conservation, l’enregistrement, le transfert, l’adaptation, l’analyse, la modification, la déclaration, le partage et la destruction desdites données en fonction de ce qui est nécessaire au regard des circonstances ou des exigences légales.

Toutes les données personnelles collectées sont conservées pour une durée limitée en fonction de la finalité du traitement et uniquement pour la durée prévue selon notre procédure de conservation des données et par la législation applicable.
7 – Transfert des données
Le Groupe UCAR peut également être amené à transférer des données personnelles à des tiers si un tel transfert est nécessaire pour des raisons techniques (par exemple, pour l’hébergement des sites web) ou pour répondre à des obligations légales. Ces transferts pourront se faire par Internet, courrier, par télécopie ou par tout autre moyen que le Groupe UCAR jugera approprié.

Les destinataires de données personnelles pourraient notamment inclure :
 
  • Le personnel des services support du Groupe ;
  • Les cabinets de recrutement et centres de formation ;
  • Les mutuelles, assureurs;
  • Les conseillers professionnels (avocats, commissaires aux comptes, etc.) ;
  • Les prestataires de services (paie, logiciel informatique etc.) ;
  • Les clients potentiels ;
  • Les régulateurs (AMF, CNIL, AFA, etc.) et autres organismes professionnels ;
  • Tout destinataire exerçant un mandat légal et pouvant exiger des informations personnelles (services de l’Etat, autorités de Sécurité Sociale, tribunaux etc.).
Le Groupe UCAR veillera à ce que les transferts de données personnelles soient conformes à la règlementation RGPD.

De même, le Groupe UCAR a mis en place les mesures nécessaires pour assurer la protection des données personnelles, en terme d’intégrité, confidentialité et de disponibilité, lors d’un transfert dans ou hors de l’Union Européenne.

Dans l’hypothèse d’une utilisation ou divulgation de données personnelles par un tiers sans respect de la présente politique de protection des données personnelles ou en violation de la législation applicable, le Groupe UCAR prendra toutes mesures raisonnables pour prévenir ou mettre fin à une telle utilisation ou divulgation.
8 – Droit d’accès, de rectification, de portabilité et d’effacement
Le Groupe UCAR a institué des dispositifs de protection adaptés pour veiller à ce que les données personnelles soient utilisées conformément aux finalités ci-dessus et pour assurer leur exactitude et leur mise à jour.

Conformément à la règlementation, les utilisateurs bénéficient à tout moment d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité, d’opposition et d’effacement de leurs données personnelles soit : en remplissant le formulaire en ligne dédié à l’expression des droits à l’adresse suivante : Formulaire, soit en contactant le DPO à l’adresse suivante : [email protected] ou à UCAR, DPO au 10 rue Louis Pasteur, 92100 Boulogne.

Le Groupe UCAR collecte et utilise les données personnelles sur la base du consentement (hors traitement légitime). En cas de retrait, le Groupe cessera de traiter les données sauf s'il existe une autre base juridique justifiant la nécessité de poursuivre le traitement des informations personnelles.
9 – Sécurité et destinataires des données
Le Groupe UCAR veille à protéger et sécuriser les données personnelles que les utilisateurs ont choisi de lui communiquer. Il s’assure de leur confidentialité et empêche qu’elles ne soient déformées, endommagées, détruites ou divulguées à des tiers non autorisés.

Le Groupe UCAR s’engage à respecter les principes de Privacy by default et de Privacy by design (principes garantissant le respect de la vie privée par défaut et ce dès la conception de tout traitement afin d’assurer la prévention et la protection des données personnelles). A ce titre, il a mis en place des mesures de protection physiques, électroniques et organisationnelles pour prévenir toute perte, mauvaise utilisation, accès ou diffusion non autorisé, altération ou destruction éventuelle de ces données personnelles. Toutefois, le Groupe UCAR ne peut pas garantir l’infaillibilité de ces mesures de sécurité en raison de risques inévitables notamment techniques pouvant survenir lors du traitement de données personnelles.
10 – Résolution des conflits
Le Groupe UCAR est soucieux de garantir la protection des données personnelles. Toutefois, si les utilisateurs ont des raisons de penser que la sécurité de leurs données personnelles a été compromise ou qu’elles ont fait l’objet d’une utilisation abusive, ils sont  invités à contacter le délégué à la protection des données de UCAR à l’adresse suivante : [email protected] ou à UCAR, DPO au 10 rue Louis Pasteur, 92100 Boulogne.

Le Groupe UCAR instruira les réclamations concernant l’utilisation et la divulgation de données personnelles afin de les résoudre conformément aux principes figurant dans la présente politique de protection des données personnelles.

Si l’utilisateur n'est pas satisfait de la manière dont sa demande est traitée, il peut contacter l’autorité nationale de protection des données à l’adresse suivante : https: //www.cnil.fr/fr/plaintes.
11 – Contact
Pour toute question concernant la présente politique de protection des données personnelles, tout utilisateur peut contacter le délégué à la protection des données du Groupe UCAR à l’adresse suivante : [email protected] ou à UCAR, DPO au 10 rue Louis Pasteur, 92100 Boulogne.
12 – Révision de la politique de protection des données personnelles
La présente politique de protection des données personnelles entre en vigueur le 31/07/2018.

Elle sera mise à jour en fonction des besoins du Groupe UCAR, des circonstances ou si la loi l’exige.
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